Comment sélectionner ses outils de management de projet ?

Comment sélectionner ses outils de management de projet ?

Pour assurer la bonne marche de votre entreprise, l’usage d’un outil de management de projet est de rigueur. Internet offre une panoplie de perspectives en matière de solutions de gestion de projet, ce qui complique le choix. Afin de dénicher l’instrument en accord avec vos besoins, suivez ces différentes étapes de sélection. Pour accéder à la liste complète des outils de management de projet innovant, rendez-vous sur Vianeo. 

Comprendre vos besoins

L’outil de management de projet répond à vos besoins, mais lesquels ? Dans cette première étape, songez aux problématiques qui tourmentent votre activité : comment gérer votre portefeuille ? De quelle manière piloter votre projet unitaire au coup par coup ? Comment assurer la coordination de l’ensemble des équipes ? Ces interrogations vous amènent à identifier les facteurs de blocage.

Attardez-vous aussi sur les besoins de vos collaborateurs. Des questionnaires peuvent les aider à cerner les défis auxquels ils se heurtent au quotidien : l’organisation de leurs tâches, la gestion du temps, les difficultés de communication.

De cette étude naîtront les premiers critères de choix de votre futur outil de management de projet.

Quel type d’outil pour quel type de projet ?

La prochaine démarche consiste à déterminer les spécificités de votre projet. S’il s’agit d’une simple mission qui ne nécessite que votre intervention, contentez-vous d’un instrument simpliste, de type documents Word et Excel.

Un projet qui demande la collaboration de toute une équipe implique l’usage d’outils avancés dotés de système de planification, de hiérarchisation et de classification de documents. Une option messagerie instantanée gardera le contact entre les collaborateurs et facilitera la transmission d’informations. Cette fonctionnalité gagne à s’accompagner d’une mutualisation de fichiers et d’annuaire de contacts.

Dans le cas d’un portefeuille de projets, l’outil devra donner un accès et une bonne visibilité à l’ensemble des tâches en cours.

Monter une matrice de sélection

Après avoir déterminé vos besoins, regroupez-les suivant leur spécificité et leur point commun. À partir de ces données, étudiez les outils susceptibles de répondre à vos attentes. Il n’est pas question de tester les instruments de management dans leur totalité, cette mission relève de l’impossible. Pour accélérer les procédures, suivez par étape :

  • dressez une liste des outils à fort potentiel ;
  • attribuez-leur un score en fonction de leur compatibilité avec vos besoins ;
  • faites une comparaison du résultat.

Vous obtiendrez un premier aperçu des outils à privilégier. Testez chaque instrument et ressentez votre niveau de difficulté quant à son usage. Invitez vos collaborateurs à faire de même, le but étant de cerner le ressenti des futurs utilisateurs.

S’attarder sur les fonctionnalités disponibles

Chaque outil embarque des fonctions différentes. Néanmoins, une plateforme de management de projet digne de ce nom recèle des systèmes de gestion du budget, des risques, des ressources et du portefeuille projet. Il dispose aussi de tableaux de bord. Il possède une fonction animation de la collaboration. Dans un espace d’échange, il permet à toutes les parties prenantes d’interagir. À ces fonctionnalités s’ajoutent l’administration des droits des utilisateurs et la gestion des référentiels.

Les outils avancés intègrent un tracker pour le temps dépensé sur une tâche spécifique, un tchat de discussion, une vision générale de l’avancée du travail et une intégration de documents en pièce jointe et modifiable depuis l’interface.

Choisir entre les différentes possibilités

La sélection vous conduit à une alternative entre les solutions Saas (Software as a service) et les solutions de gestion de projet offline. Les outils Saas, à l’image de la plateforme Vianeo disponible sur le site Vianeo.com, se reposent sur un serveur externe à l’entreprise. Il est accessible à distance à partir d’une connexion internet. Il requiert un abonnement mensuel qui débloque une pluralité de fonctions : hébergements dédiés ou mutualisés, mises à jour automatiques de données, accès sur tous les supports.

La solution offline ou « déconnectée » fonctionne hors-ligne. Cependant, une connexion internet occasionnelle permet la synchronisation et la mise à jour des données.